Когда пользователи, создавшие свои коллекции в личной зоне Соционет, включают для них режим трансляции, то эти коллекции становятся частью Открытого Архива (ОА) Соционет и могут быть включены в ОА организаций на базе Соционет.Трансляция коллекции означает: а) содержание коллекции становится потенциально доступно всем службам в Интернете, собирающим данные по протоколу OAI-PMH для включения в системы распространения научной информации, в том числе и в информационное пространство Соционет; б) коллекция, как часть Открытого Архива, становится открытой для предложений от авторов, имеющих личные зоны Соционет, материалов для их публикации в данной коллекции.
Польза от пункта "а" трансляции коллекции (возможность сбора данных внешними системами) объясняется в инструкции по созданию ОА. Вторая часть - появление возможности предлагать материалы в транслируемую коллекцию - позволяет администраторам коллекций организовать удобный сбор материалов от удаленных авторов в электронном виде.
В последнем случае транслируемая коллекция может выполнять функцию "электронного портфеля" редакции некого научного журнала, в который авторы могут предлагать свои статьи для их рецензирования и полноценной публикации в традиционном (бумажном) или электронном журнале. При этом предлагаемые статьи могут уже иметь статус электронного депонента в Соционет (размещены в открытом доступе как авторский материал), или находится в рабочих материалах в личной зоне автора (т.е. не иметь статуса электронного депонента). В случае, если журнал является электронным, то процедура рассылки материала рецензентам (администратор коллекции пересылает им полученное от системы письмо-уведомление о предложенном материале) и опубликование материала в журнале (принятие материала, выполняемое нажатием одной кнопки) предельно упрощается. Принятая статья уже на следующий день после принятия появится в публичной базе данных Соционет. Администратор может редактировать карточку материала (название, аннотацию, ключевые слова и т.п.), а в некоторых случаях и полный текст статьи.
Администраторы Открытых Архивов могут таким же образом собирать материалы в свои коллекции от сотрудников своих организаций. Это дает гибкие возможности научным сотрудникам заполнить карточки материалов с результатами исследований в своей личной зоне и через описанный ниже механизм предложить их в коллекции своего института.
Ниже приводятся инструкции как для тех, кто хочет предложить свой материал в чужую коллекцию, так и для администраторов транслируемых коллекции, которым поступают предложения новых материалов.
Как предложить материал в чужую коллекцию
Откройте в вашей личной зоне карточку материала, который вы хотите предложить в чужую коллекцию. В меню карточки кликните ссылку "предложить" (если данный материал ранее уже был предложен, то ссылка "предложить" отсутствует в меню, см. ниже пояснения).
Инструкция для автораВ открывшемся списке транслируемых коллекций отметьте радио-кнопку у той коллекции, в которую вы хотите предложить свой материал. Нажмите кнопку "сохранить" в конце этой страницы. Пользователи, которые будут вести навязчивое предложение своих материалов, а также предлагать материалы в коллекции не соответствующие им по тематике, будут отключены от использования всех сервисов личной зоны Соционет.
Инициатор предложения материала в коллекцию (в общем случае считается, что это должен быть автор данного материала) не получает ни каких автоматических уведомлений о действии администратора по отношении к предложенному им материалу.
Во всех материалах, которые были предложены в коллекции, создается поле "Предложено в коллекции", в котором сохраняется код соответствующей коллекции. Если кликнуть на строку с кодом, то открывается таблица с названием этой коллекции и ссылкой на ее содержание. Для материалов, с непустым полем "Предложено в коллекции" (т.е. которые уже были однажды предложены в какую-нибудь коллекцию) возможность повторного предложения в коллекцию отсутствует. В меню таких материалов нет ссылки "предложить". Если необходимо вернуть возможность предлагать данный материал, нужно открыть его карточку в режиме редактирования, очистить поле "Предложено в коллекции", и сохранить это редактирование.
Если автор предложенного материала (или инициатор данного действия) редактирует карточку данного материала, то ее изменения будут видны администратору коллекции, куда предложен материал, до тех пор пока администратор не принял предложенный материал. После принятия материала в коллекцию, содержание его карточки становится полностью недоступно для изменений автором.
Как принять/отклонить предложенный материал
Администратор коллекции получит имейл с описанием материала, который предложен в его коллекцию. Данное письмо содержит ссылку, по которой администратор может открыть форму, чтобы принять или отклонить предложенный материал, а также содержит код его коллекции, куда предложен данный материал (см. тег "submission"). Чтобы выполнить операцию "принять" или "отклонить" по отношению к материалу, необходимо отметить его чек-бокс справа от названия материала и нажать соответствующую кнопку.
Инструкция для администратора коллекцииЕсли администратор коллекции считает что, автор материала или инициатор предложения материала в его коллекцию нарушили правила предложения материалов (игнорирование тематики коллекции или навязчивое предложение своего материала), то он должен сообщить об этом администратору Соционет для принятия мер по прекращению спам-активности соответствующих лиц в Личной Зоне Соционет.
Если материал принимается, то его карточка копируется в коллекцию, указанную автором материала. После этого автор теряет возможность изменить что-либо в карточке материала. После принятия материала администратор коллекции получает возможность редактировать данную карточку по своему усмотрению, т.к. она стала частью его коллекции. Полный текст материала, если ссылка на него присутствует в карточке, остается в том месте, где его разместил автор материала и, как правило, администратор не имеет возможности его редактировать. Чтобы это исправить, автор может передать администратору и полный текст материала.
Если материал отклоняется, то он удаляется из специального накопителя в личной зоне администратора, но остается без изменений в личной зоне автора.
Администратор может отложить принятие решения. Предложенный материал будет находится в специальном накопителе, который автоматически создается в личной зоне администратора при первом предложении материала. Если накопитель создан, то он виден в списке личных коллекций и имеет название "Материалы предложенные для транслируемых коллекций". Если этот накопитель не пустой, то можно просмотреть его содержание как обычную коллекцию. В оглавлении накопителя имеются кнопки "Принять отмеченное" и "Отклонить отмеченное". С помощью этих кнопок можно в любой момент произвести требуемое действие с предложенным материалом.
Для того, чтобы увидеть название коллекции, в которую предложен материал, надо открыть его карточку и клинкуть на строку с кодом коллекции в поле "Предложено в коллекции".