Данный сервис дает более полные (по сравлению с персонализацией и фильтрацией) средства и возможности для управления автоматически генерируемыми отчетами и-робота. В простейшем случае этот сервис помогает пользователю организовать получение по e-mail и/или хранение в своей личной зоне отчетов о новых поступлениях в базу данных RePEc/Соционет. Другое возможное приложение (в комбинации с сервисом "создание личного сайта") - организация пользователем "информационного канала" (и-канал), через который другие пользователи будут узнавать о появлении новых публикаций по определенной тематике. В этом случае пользователь, создавший и-канал, становится "тематическим редактором", а читатели его отчетов - "подписчиками" и-канала. Примером уже работающей в RePEc службы "тематических редакторов" является NEP.ИНСТРУКЦИЯ
Первым пунктом меню управления отчетами является чек-бокс, позволяющий ВКЛючить или ВЫКЛючить выполнение данного сервиса. Это дает возможность в случае необходимости временно приостановить работу данного сервиса. Если управление отчетами остановлено (или вообще не задано), то сервисы персонализации и фильтрации самостоятельно подготавливают и доставляют пользователю отчеты (если эта опция была задана).В меню сервиса управления отчетами имеются следующие опции:
1) указание источников для формирования отчета о новых поступлениях в базу данных;
2) выбор вида отчета;
3) задание регулярности подготовки отчета системой;
4) указание способа доставки отчета пользователю.
Источники формирования отчета о новых поступлениях
Пользователь может включить в отчет все новые поступления в базу данных за заданный период времени или указать системе каким образом отбирать из них нужные. Следующие возможности позволяют задавать правила отбора новых поступлений для включения в отчет:
а) можно настроить персонализацию для включения в отчет новых поступлений из подмножества заранее выбранных коллекций общей базы данных, и-робот будет мониторить появление новых публикаций в этих коллекциях и включать их в отчет;
б) настроив фильтрацию, можно включить добавление в отчет новых поступлений, выделенных из общей массы по заданным именам авторов, кодам классификаторов и ключевым словам;
в) можно также включить добавление в отчет уведомлений о появлении новых коллекций.Из окончательного списка публикаций в отчете и-робота удаляются все повторы. Однако, повторы в принципе возможны в случае, если одна и таже публикация входит в разные коллекций и формально имеет разные коды (поле "Handle") в базе данных.
Выбор вида отчета о новых поступлениях
Создаваемый системой отчет может быть в одном из следующих видов:1) "краткий", который содержит только названия публикаций и их авторов, включая ссылки на полное описание соответствующих публикаций на основных "зеркалах" RePEc (русскоязычные публикации имеют ссылку только на систему Соционет);
2) "полный в текстовом виде", в который включается вся доступная библиографическая информация о публикациях, отобранных системой для отчета;
3) построенный системой "по шаблону", где шаблон может быть выбран из заранее заданного списка (рекомендуем выбирать шаблон "отчет и-робота", см. пример отчета), или пользователь может создать собственный шаблон для формирования отчета и-робота в нужном виде (см. о шаблонах в меню подсистемы экспорта).
В стандартных видах отчета (первые два) публикации упорядочиваются по их источнику: сначала идут публикации, отобранные с учетом условий персонализации (этот раздел помечен в отчете "Source: custom"), затем - фильтрации ("Source: filter"), далее - список новых коллекций ("Source: new series"), и в конце - полный список ("Source: new all").
Задание регулярности подготовки отчета системой
Пользователь может указать один из вариантов подготовки отчета системой:ежедневно, еженедельно, ежемесячно, раз в квартал, более 10 публикаций, более 20, более 30, более 40, более 50, более 100
Система контролирует заданный параметр при каждом пополнении отчета и при выполнении параметра или его превышении формирует отчет, который отправляется редактору.
Способ доставки отчета
Когда отчет создан, система может:а) не доставлять отчет пользователю (если отключен соответствующий чек-бокс), в этом случае сохраняются только текущие версии отчета, которые можно просмотреть через опцию "Все текущие отчеты" в главном меню личной зоны;
б) доставить отчет пользователю по E-mail;
в) поместить отчет в заданную коллекцию, созданную в его личной зоне (тип коллекции должен быть secondary).
Для сохранения заданных параметров управления отчетами необходимо нажать кнопку "Сохранить настройки". После этого система сообщит о завершении процесса сохранения и даст возможность создать пробный отчета на основе сохраненных настроек.
Все последующие операции с отчетами не связаны с сервисом "Управление отчетами". Далее объясняется как создать и-канал и стать его тематическим редактором.
Модификация чернового отчета редактором
В случае необходимости редактор модифицирует отчет на своем компьютере. Получив по электронной почте или загрузив через Интернет черновой отчет, редактор может в обычном текстовом редакторе внести в данный файл все необходимые изменения и подготовить его для публикации и распространения.Публикация и распространение отчета
Редактор может поместить (опубликовать) подготовленный отчет в одну из коллекций свой личной зоны. Если он помещает отчет в коллекцию, которая включена в базу данных RePEc (см. инструкцию "личные коллекции"), то отчет автоматически публикуется в RePEc и становится доступен читателям.Для создания списка распространения отчета среди подписчиков редактор должен создать собственный сайт (см. инструкцию к разделу "Личный сайт"). В этом случае он может добавить на главную страницу этого сайта стандартный сервис по организации открытой подписки на рассылку обновлений в заданных коллекциях.