Управление коллекциями с помощью сервисов личной зоны
|
Сервисы личной зоны по управлению коллекциями находятся в центральном окне
"СПИСОК КОЛЛЕКЦИЙ".
Данное окно включает: |
Таблица с перечнем коллекций
Данная таблица показывает список коллекций, которые уже созданы пользователем (личные коллекции) и/или были подключены им из разделов Открытого Архива. В любую из этих коллекций пользователь может поместить (опубликовать) свои документы/материалы. Для каждой коллекции в таблице приводятся следующие данные (столбцы слева направо): 1) количество публикаций в коллекции; 2) название коллекции (ссылка от названия ведет либо к ее описанию, либо к оглавлению, либо к меню добавления документа в коллекцию); 3) тип материалов коллекции (см. пояснение); 4) научная дисциплина; 5) дата создания коллекции (или специальная метка для коллекций Открытого Архива).Создать личную коллекцию
С помощью этой команды можно создать любое количество новых коллекций. При вызове открывается форма с набором полей, в которые можно ввести данные, описывающие создаваемую коллекцию. Часть полей уже заполнена данными, указанными пользователем при регистрации, однако они могут быть изменены. На странице с формой также приводятся пояснения по ее заполнению.Поле "Название" коллекции является обязательным для заполнения. "Тип коллекции" и "Дисциплину" следует выбрать из заданного списка (для англоязычного интерфейса доступна только одна дисциплина "Economics"). Данные списки содержат полный перечень вариантов, действующих в системе на настоящий момент и автоматически пополняются, если в системе появляются новые типы коллекций или новые научные дисциплины.
Когда личная коллекция создана, то в нее можно помещать любое количество публикаций (инструкции см. ниже).
Меню управления коллекциями
Меню в форме таблицы содержит: 1) перечень существующих коллекций, в которые пользователь может поместить документы, и 2) список команд, для управления данными коллекциями.Список команд:Команда трансляция открывает (или закрывает) доступ к коллекции по протоколу Open Archives Initiative различным пространственно-образующим системам, включая систему Соционет. Включение трансляции создает необходимые технические условия, но не означает автоматического включения соответствующей коллекции в систему Соционет и др. См. ниже раздел "Как включить личную коллекцию в базу данных RePEc/Соционет". Адрес, с которого коллекция доступна внешним система, приводится на странице сервиса "трансляция".
а) стереть коллекцию;
б) изменить, отредактировать описание коллекции;
в) посмотреть описание коллекции;
г) включить или выключить трансляцию коллекции во внешнюю среду;
д) добавить новый документ в коллекцию;
е) посмотреть содержание, оглавление коллекции;
ж) сделать экспорт заданной коллекции, преобразуя формат ее публикаций в соответствии с выбранным/сделанным шаблоном.
Добавление документа к коллекции (пункт "д") означает его публикацию в соответствующей личной коллекции пользователя. При выполнении этой операции на экране открывается библиографическая форма для описания документа, которая сопровождается пояснениями по заполнению, а также содержит вызов меню для загрузки файлов с полными текстами документов в личную зону. Для процедуры загрузки имеется инструкция.
Последние две команды из списка выше ("содержание" и "экспорт") выводятся на экран только для непустых коллекций.
Команда содержание коллекции выводит на экран список документов, которые помещены в соответствующую коллекцию, а также дает возможность выполнить над этими документами ряд операций (см. ниже подраздел "Команды для управления документами").
Команда экспорт коллекции позволяет пользователю преобразовать содержание его личной коллекции к требуемому виду. Например, коллекции с тематическими подборками публикаций (тип "secondary") могут быть преобразованы в библиографию или список литературы для включения в научные публикации. В других случаях можно вывести на экран выбранные публикации из заданной коллекции в виде единого текста и затем обработать этот текст. В общем случае пользователь может сам построить шаблон, согласно которому публикации будут преобразованы и выданы на экран (см. инструкцию для создания экспортных шаблонов).
Процедура экспорта включает следующие основные возможности: 1) выбрать коллекцию, в ее оглавлении отметить нужные публикации, затем выбрать шаблон для экспорта, и вывести на экран результат преобразования (см. ниже "Команды для управления документами"); 2) использовать меню "Управление шаблонами для экспорта" чтобы просмотреть список существующих шаблонов, отредактировать шаблон, создать или загрузить с локального компьютера новый шаблон, стереть ненужные шаблоны. Дополнительные сведения об использовании этих возможностей приводятся в меню соответствующих команд.
Примечания: к коллекциям Открытого Архива применимы только команды для управления публикациями (добавить/редактировать/удалить документ), т.к. добавление или исключение коллекций из списка производится в этом случае с помощью меню "Подключить коллекции Открытого Архива" (см. ниже).
Команды для управления документами
При просмотре содержания коллекции (если коллекция не пустая, ее можно открыть, кликнув на ее название в списке личных коллекций пользователя) пользователь может изменить описание документа и просмотреть его описание.
Также можно отметить группу документов, используя столбец чек-боксов с правой стороны экрана.
Кликнув на символ 
можно автоматически сменить отметку на противоположную
(если ни один документ не был отмечен, то это это приведет к автоматической отметке всех документов
в коллекции).
Для отмеченной группы документов можно выполнить одну из следующих команд: копировать документы в выбранную коллекцию, перенести документы в выбранную коллекцию, стереть выбранные документы, сделать экспорт выбранных документов.
Коллекция, в которую будут скопированы или перенесены документы, выбирается из раскрывающегося окна на нижней рамке списка документов. Это окно появляется, если пользователь имеет больше одной коллекции в своей личной зоне. Если у пользователя есть коллекции, для которых включена "трансляция" (см. выше), то в раскрывающемся окне они будут помечены символами "[@]". Коллекции, входящие в Открытый Архив Соционет, будут в этом списке помечены символами "[oa]".
Выполнение назначенной команды для группы отмеченных документов осуществляется нажатием кнопки "Выполнить".
После этого появляется окно, в котором запрашивается подтвеждение для выполняемой команды. В случае экспорта публикаций данное окно также содержит возможность выбора между стандартным экспортом в формате ReDIF или преобразование экспортируемых публикаций на основе экспортного шаблона, который может быть выбран из списка. Команды управления шаблонами для экспорта описано выше в разделе "Меню управления коллекциями".
Задать список поставщиков документов
Сервисы личной зоны позволяют загружать в личную зону пользователя файлы и библиографические описания документов по e-mail. Е-mail адрес, на который следует посылать документы, возникает на экране при открытии сервиса "Список поставщиков документов". Диагностику системы о результатах загрузки документов по e-mail можно посмотреть в специальном каталоге, в котором система хранит информацию о статусе всех e-mail загрузок публикаций/файлов в вашу личную зону. Для просмотра диагностики необходимо найти в открывшемся списке адрес электронной почты, с которого произведена загрузка, и кликнуть на него.По умолчанию только тот e-mail адрес, который был указан Вами при регистрации в Соционет, является легальным, т.е. только с него система будет принимать письма для загрузки документов по e-mail в Вашу личную зону. Для расширения списка легальных e-mail адресов необходимо вписать в таблицу (которая появляется на экране при вызове этого сервиса) дополнительные адреса электронной почты поставщиков документов, т.е. тех лиц, от которых будут поступать документы.
Если также в столбце "Серия" данной таблицы выбрать из списка название одной из ваших личных коллекций, то поступившее сообщение будет преобразовано в публикацию и добавлено в указанную коллекцию (при условии, что соблюдены правила, описанные ниже).
Если в письме, отправленном для загрузки документа, система нашла только аттачмент, или для данного поставщика в таблице в столбце "Серия" стоит "-NONE-", то находящийся в атачменте файл будет помещен в общий каталог загруженных файлов пользователя (просмотр этого каталога доступен из меню создания/редактирования публикации).
Если в столбце "Серия" для данного поставщика стоит название одной из личных коллекций пользователя, то система пытается обнаружить в полученном от поставщика письме дополнительную информацию о загружаемой публикации:
1) название публикации берется из темы письма (из поля Subject);Из обнаруженной информации система строит описание публикации и помещает ее в коллекцию, которая указана в столбце "Серия" для данного поставщика документов.
2) имя автора данной публикации берется из поля "Имя" таблицы поставщиков документов;
3) текст письма преобразуется в абстракт публикации;
4) приаттаченный к письму файл будет расположен в месте для хранения полных текстов публикации и ссылка на него будет вставлена в описание этой публикации.
Подключить коллекции Открытого Архива
Данное меню содержит полный список всех доступных пользователю коллекций Открытого Архива. Открытый Архив предназначен для публикации отдельных статей и научных материалов в коллекции, которые уже существуют в базе данных RePEc/Соционет (по умолчанию, личные коллекции пользователя НЕ включены в эту базу данных, см. ниже пункт "Как включить личную коллекцию в базу данных RePEc/Соционет"). Если пользователь собирается публиковать свои материалы в Открытом Архиве, ему необходимо отметить те коллекции из списка, которые соответствуют тематике его научных исследований. После сохранения этих отметок, данные коллекции появятся в его списке коллекций, и он сможет помещать в них свои публикации, а также редактировать и удалять их. Для удаления коллекции Открытого Архива из списка пользователя необходимо просто снять отметку у соответствующей коллекции в полном списке разделов Открытого Архива и нажать кнопку "сохранить". Если в коллекции Открытого Архива, которая была удалена пользователем, были его публикации, то они останутся в Открытом Архиве (но исчезнут в личной зоне пользователя). Удалить их теперь может только Администратор Открытого Архива. Поэтому перед удалением коллекции Открытого Архива пользователь должен СНАЧАЛА удалить из нее все публикации.ВАЖНО: Каждый Открытый Архив имеет правила, определяющие порядок его использования. Администратор Открытого Архива может удалить из него Ваши публикации (но при этом они останутся в вашей личной зоне), если они противоречат установленным правилам. Открытый Архив имеет разные разделы для публикаций на русском и английском языках. В англоязычные коллекции можно помещать только публикации, имеющие библиографическое описание и полный текст ТОЛЬКО на данном языке.
Как включить личную коллекцию в базу данных Соционет/RePEc
Частные коллекции, создаваемые пользователем в его личной зоне, могут быть включены в число публичных коллекций, составляющих базу данных Соционет/RePEc. Для этого пользователь должен наполнить коллекцию публикациями и включить для нее режим "трансляция" (см. выше раздел "Меню управления коллекциям"). После этого администратор Соционет автоматически получит уведомление и соответствующая коллекция будет им рассмотрена на соответствие правилам Соционет. Администратор имеет право не включать коллекцию в Соционет/RePEc, если, по его мнению, содержание коллекции не соответствует требованиям системы Соционет. После того, как коллекция включена в базу данных Соционет/RePEc, все производимые пользователем в своей личной зоне изменения в ее содержании автоматически переносятся из личной зоны в соответствующую публичную базу данных.Коллекции, подготовленные для включения в RePEc, должны быть англоязычными (т.е. иметь все описания на английском языке), а также дисциплина таких коллекций должна быть "economics" (система RePEc на данный момент включает ТОЛЬКО коллекции материалов по экономике).
Для включения коллекций в другие аналогичные системы, использующих механизмы виртуальной интеграции распределенных коллекций по протоколу OAI, пользователь должен сообщить администраторам соответствующих систем адрес (URL), с которого транслируется его коллекция. Этот адрес находится на странице сервиса "трансляция" (см. выше раздел "Меню управления коллекциям").
См. дополнительные инструкции:
1) публикация документов в Открытом Архиве;
2) СоциоАРМ - система управления внешними
коллекциями;
3) общие возможности создания/добавления коллекций.